Référence
Guide d'utilisation
Tout ce qu'il faut savoir pour utiliser le CRM VIP Valet au quotidien : flux de travail, automatismes et bonnes pratiques.
Vue d'ensemble du CRM
Comprendre le rôle du CRM et les grands concepts.
Cycle de vie d'une demande
Suivre une demande de la réception à la clôture.
Soumissions
Créer, envoyer et suivre les soumissions.
Facturation & paiements
Gérer les factures et les paiements clients.
Clients
Lier et gérer les fiches clients.
Équipe & superviseur
Assigner des valets et désigner un superviseur.
Calendrier & planification
Visualiser les événements et éviter les conflits.
Paramètres & tarifs
Configurer les types de valet et leurs taux.
Liens publics & envoi par courriel
Envoyer des documents aux clients sans compte.
Vue d'ensemble du CRM
Le CRM VIP Valet centralise toute la gestion commerciale de VIP Valet : demandes clients, soumissions, factures, planification et équipe. Il remplace les feuilles de calcul et les courriels dispersés par un flux de travail unique et automatisé.
Sections principales
- Dashboard — vue d'ensemble des demandes, statistiques et tableau Kanban.
- Soumissions — création et suivi des soumissions.
- Factures — gestion des factures et des paiements.
- Clients — répertoire des clients et historique.
- Équipe — fiches des valets, disponibilités et assignations.
- Calendrier — planification visuelle des événements.
- Paramètres — types de valet et taux horaires.
Toutes les actions importantes (changement de statut, envoi de soumission, paiement, etc.) sont automatiquement enregistrées dans l'historique de chaque demande.
Cycle de vie d'une demande
Une demande représente une opportunité commerciale. Elle traverse plusieurs statuts avant d'être clôturée.
Les statuts
- Nouvelle — demande reçue, encore non traitée.
- Contactée — le client a été contacté.
- Soumission envoyée — une soumission a été envoyée.
- Confirmée — le client a accepté la soumission.
- Complétée — le service est rendu et la facture est payée.
- Perdue — l'opportunité est abandonnée.
Comment gérer une demande
- 1Créer la demande depuis le tableau de bord (bouton Nouvelle demande) ou automatiquement lors de la création d'une soumission.
- 2Consulter et modifier les informations soumises depuis la fiche de la demande.
- 3Changer le statut via le menu déroulant dans la fiche, ou en glissant la carte dans le tableau Kanban.
- 4Suivre l'historique pour voir toutes les actions effectuées.
Soumissions
Une soumission est une proposition détaillée que vous envoyez au client. Elle est toujours liée à une demande.
Créer une soumission
- 1Ouvrir la fiche de la demande et cliquer sur Créer une soumission, ou aller à /soumissions/nouvelle?demandId=...
- 2Composer les lignes de service : lignes valet (type × quantité × heures × taux horaire) et extras (description × quantité × prix unitaire).
- 3Vérifier les totaux automatiques : sous-total, TPS 5 % et TVQ 9,975 %.
- 4Enregistrer en brouillon ou envoyer au client.
Statuts d'une soumission
- Brouillon — en cours de rédaction.
- Envoyée — transmise au client.
- Acceptée — le client a accepté.
- Refusée — le client a refusé.
- Expirée — la date de validité est dépassée.
Configurez les types de valet et leurs taux horaires dans Paramètres pour qu'ils apparaissent automatiquement dans l'éditeur de lignes.
Facturation & paiements
Les factures sont créées automatiquement lorsqu'une soumission est acceptée. Vous pouvez aussi en créer manuellement depuis la liste des factures.
Workflow d'une facture
- 1Une soumission est acceptée → une facture brouillon est générée avec les mêmes lignes et totaux.
- 2Vérifier la facture, puis l'envoyer au client.
- 3Enregistrer un paiement partiel ou complet.
- 4Lorsque le solde est atteint, la facture passe au statut Payée.
Statuts d'une facture
- Brouillon — en préparation.
- Envoyée — envoyée au client.
- Payée — paiement complet reçu.
Automatisation importante : lorsqu'une facture liée à une demande Confirmée est marquée Payée, la demande passe automatiquement au statut Complétée.
Clients
Lier un client à une demande permet de propager ses coordonnées vers les soumissions et les factures, et d'obtenir un historique complet par client.
Assigner un client
- 1Dans la fiche de la demande, cliquer sur Assigner dans la section Client lié.
- 2Choisir un client existant dans le répertoire, ou cliquer sur Créer pour générer une fiche à partir des informations de la demande.
- 3Une fois lié, le nom, le courriel, le téléphone et l'adresse du client suivront automatiquement les documents.
L'alerte jaune Aucun client assigné sur une fiche demande vous rappelle d'effectuer cette liaison.
Équipe & superviseur
Une fois une demande confirmée, vous pouvez assigner l'équipe de valets qui assurera le service.
Assigner une équipe
- 1Ouvrir la fiche de la demande et aller à la section Équipe assignée.
- 2Cliquer sur Assigner ou Modifier.
- 3Sélectionner un ou plusieurs valets.
- 4Désigner un superviseur parmi les valets sélectionnés.
Le superviseur est enregistré sur la demande et peut être mis en évidence dans les documents ou la planification.
Les types de valet et leurs taux horaires sont configurés dans Paramètres. Les disponibilités de chaque valet sont visibles sur sa fiche individuelle.
Calendrier & planification
Le calendrier affiche toutes les demandes sous forme d'événements pour faciliter la planification.
Fonctionnalités
- Vues mois, semaine et jour.
- Détection automatique des conflits : horaire, lieu et capacité de l'équipe.
- Mini-calendrier et liste des événements à venir.
- Section des demandes sans date pour ne rien oublier.
Utilisez le calendrier avant de confirmer une nouvelle demande pour éviter les double-réservations de valets ou de lieux.
Paramètres & tarifs
La page Paramètres permet de gérer les types de valet et leurs taux horaires. Ces informations alimentent l'éditeur de lignes des soumissions.
Gérer les tarifs
- 1Aller à Paramètres dans la sidebar.
- 2Ajouter un nouveau type de valet avec son taux horaire, ou modifier un type existant.
- 3Les changements sont immédiatement disponibles dans les nouvelles soumissions.
Pensez à mettre à jour les taux avant une nouvelle saison ou une hausse tarifaire pour que vos soumissions reflètent les prix en vigueur.
Liens publics & envoi par courriel
Chaque soumission et chaque facture possèdent un lien public unique et sécurisé. Le client n'a pas besoin de compte pour consulter ses documents.
Envoyer un document au client
- 1Ouvrir la soumission ou la facture.
- 2Cliquer sur Envoyer au client.
- 3Votre client de courriel par défaut s'ouvre avec un message pré-rédigé contenant le lien public.
- 4Le client ouvre le lien, consulte le document et peut accepter ou refuser une soumission.
Les liens publics utilisent des tokens uniques : /soumission/{token} pour les soumissions et /facture/{token} pour les factures.